2023-10-26
慶典,是各種慶祝禮儀式的統(tǒng)稱。在商務(wù)活動中,商務(wù)人員參加慶祝儀式的機會是很多的,既有可能奉命為本單位組織一次慶祝儀式,也有可能應(yīng)邀去出席外單位的某一次慶祝儀式。就形式而論,商界各單位所舉行的各類慶祝儀式,都有一個最大的特色,那就是要務(wù)實而不務(wù)虛。若能由此而增強本單位全體員工的凝聚力與榮譽感,并且使社會各界對本單位重新認(rèn)識、刮目相看,那么大張旗鼓地舉行慶典,多進行一些人、財、物的投入,任何理智、精明的商家,都會對此在所不惜。
就內(nèi)容而論,在商界所舉行的慶祝儀式大致可以分為四類:第一類,本單位成立周年慶典。通常,它都是逢五、逢十進行的。即在本單位成立五周年、十周年以及它們的倍數(shù)時進行。第二類,本單位榮獲某項榮譽的慶典。當(dāng)單位本身榮獲了某項榮譽稱號、單位的“拳頭產(chǎn)品”在國內(nèi)外重大展評中獲獎之后,這類慶典基本上均會舉行。第三,本單位取得重大業(yè)績的慶典。例如千日無生產(chǎn)事故、生產(chǎn)某種產(chǎn)品的數(shù)量突破10萬臺、經(jīng)銷某種商品的光彩售額達到1億元等等,這些來之不易的成績,往往都是要慶祝的。第四類,本單位取得顯著發(fā)展的慶典。當(dāng)本單位建立集團、確定新的合作伙伴、兼并其他單位、分公司或連鎖店不斷發(fā)展時,自然都值得慶祝一番。
對商界人士業(yè)講,組織慶典與參加慶典時,往往會各有多方面的不同要求。慶典的禮儀,即有關(guān)慶典的禮儀規(guī)范,就是由組織慶典的禮儀與參加慶典的禮儀等兩項基本內(nèi)容所組成的。以下,對其分別予以介紹。
組織籌備一次慶典,如同進行生產(chǎn)和銷售一樣,先要對它作出一個總體的計劃。商務(wù)人員如果受命完成這一任務(wù),需要記住兩大要點:其一,要體現(xiàn)出慶典的特色。其二,要安排好慶典的具體內(nèi)容。
毋庸多言,慶典既然是慶?;顒拥囊环N形式,那么它就應(yīng)當(dāng)以慶祝為中心,把每一項具體活動都盡可能組織熱烈、歡快而隆重。不論是舉行慶典的具體場合、慶典進行過程中的某個具體場面,還是全體出席者的情緒、表現(xiàn),都要體現(xiàn)出紅火、熱鬧、歡愉、喜悅的氣氛。惟獨如此,慶典的宗旨——塑造本單位的形象,顯示本單位的實力,擴大本單位的影響,才能夠真正地得以貫徹落實。
慶典所具有的熱烈、歡快、隆重的特色,應(yīng)當(dāng)在其具體內(nèi)容的安排上,得到全面的體現(xiàn)。
如果站在組織者的角度來考慮,慶典的內(nèi)容安排,至少要注意出席者的確定、來賓的接待、環(huán)境的布置以及慶典的程序等四大問題。
首先,應(yīng)當(dāng)精心確定好慶典的出席人員名單。慶典的出席者不應(yīng)當(dāng)濫竽充數(shù),或是讓對方勉為其難。確定慶典出席者名單時,始終應(yīng)當(dāng)以慶典的宗旨為指導(dǎo)思想,一般來說,慶典的出席者通常應(yīng)包括如下人士:
一是上級領(lǐng)導(dǎo)。地方黨政領(lǐng)導(dǎo)、上極主管部門的領(lǐng)導(dǎo),大都對單位的發(fā)展給予過關(guān)心、指導(dǎo)。邀請他們參加,主要是為了表示感激之心。
二是社會名流。根據(jù)公共關(guān)系學(xué)中的“名人效應(yīng)”原理,社會各界的名人對于公眾最有吸引力,能夠請到創(chuàng)始們,將有助于更好地提高本單位的知名度。
三是大眾傳媒。在現(xiàn)代社會中,報紙、雜志、電視、廣播等大眾媒介,被稱為僅次于立法、行政、司法三權(quán)的社會“第四權(quán)力”。邀請它們,并主動與它們合作,將有助于它們公正地介紹本單位的成就,進而有助于加深社會對本單位的了解和認(rèn)同。
四是合作伙伴。在商務(wù)活動中,合作伙伴經(jīng)常是彼此同呼吸、共命運的。請他們來與自己一起分享成功的喜悅,是完全應(yīng)該的,而且也是絕對必要的。
五是社區(qū)關(guān)系。它們是指那些與本單位共居于同一區(qū)域、對本單位具有種種制約作用的社會實體。例如,本單位周圍的居民委員會、街道辦事處、醫(yī)院、學(xué)校、幼兒園、養(yǎng)老院、商店以及其他單位等等。請他們參加本單位的慶典,會使對方進一步了解本單位、尊重本單位、支持本單位,或是給予本單位更多的方便。
六是單位員工。員工是本單位的主人,本單位每一項成就的取得,都離不開他們的兢兢業(yè)業(yè)和努力奮斗。所以在組織慶典時,是不容許將他們完全“置之度外”的。
以上人員的具體名單一旦確定,就應(yīng)盡量發(fā)出邀請或通知。鑒于慶典的出席人員甚多,牽涉面極廣,故不到萬不得已,均不許將慶典取消、改期或延期。
其次,應(yīng)當(dāng)精心安排好來賓的接待工作。與一般商務(wù)交往中來賓的接待相比,對出席慶祝儀式的來賓的接待,更應(yīng)突出禮儀性的特點。不但應(yīng)當(dāng)熱心細(xì)致地照顧好全體來賓,而且還應(yīng)當(dāng)通過主方的接待工作,使來賓感受到主人真摯的尊重與敬意,并且想方設(shè)法使每位來賓都能心情舒暢。
最好的辦法,是慶典一經(jīng)決定舉行,即成立對此全權(quán)負(fù)責(zé)的籌備組?;I備組成員通常應(yīng)當(dāng)由各方面的有關(guān)人士組成,他們應(yīng)當(dāng)是能辦事、會辦事、辦實事的人。
在慶典的籌備組之內(nèi),應(yīng)根據(jù)具體的需要,下設(shè)若干專項小組,在公關(guān)、禮賓、財務(wù)、會務(wù)等各方面“分兵把守”,各管一段。其中負(fù)責(zé)禮賓工作的接待小組,大都不可缺少。
慶典的接待小組,原則上應(yīng)由年輕、精干、身材與形象較好、口頭表達能力和應(yīng)變能力較強的男女青年組成。
接待小組成員的具體工作有以下幾項:其一,來賓的迎送。即在舉行慶祝儀式的現(xiàn)場迎接或送別來賓。其二,來賓的引導(dǎo)。即由專人負(fù)責(zé)為來賓帶路,將其送到既定的地點。其三,來賓的陪同,對于某些年事已高或非常重要的來賓,應(yīng)安排專人陪同始終,以便關(guān)心與照顧。其四,來賓的接待。即指派專人為來賓送飲料、上點心以及提供其他方面的關(guān)照。
凡應(yīng)邀出席慶典的來賓,絕大多數(shù)人對本單位都是關(guān)心和友好的。因此,當(dāng)他們光臨時,主人沒有任何理由不讓他們受到熱烈而且合乎禮儀的接待。將心比心,在來賓的接待上若得過且過、馬馬虎虎,是會傷來賓的自尊心的。
再次,應(yīng)當(dāng)精心布置好舉行慶祝儀式的現(xiàn)場。舉行慶祝儀式的現(xiàn)場,是慶典活動的中心地點。對它的安排、布置是否恰如其分,往往會直接地關(guān)系到慶典留給全體出席者的印象的好壞。依據(jù)儀式禮儀的有關(guān)規(guī)范,商務(wù)人員在布置舉行慶典的現(xiàn)場時,需要通盤思考的主要問題有:
一是地點的選擇。在選擇具體地點時,應(yīng)結(jié)合慶典的規(guī)模、影響力以及本單位的實際情況來決定。本單位的禮堂、會議廳,本單位內(nèi)部或門前的廣場,以及外借的大廳、等等。均可相機予以選擇。不過在室外舉行慶典時,切勿因地點選擇不慎,從而制造噪聲、妨礙交通或治安、顧此而失彼。
二是環(huán)境的美化。在反對鋪張浪費的同時,應(yīng)當(dāng)量力而行,著力美化慶典舉行現(xiàn)場的環(huán)境。為了烘托出熱烈、隆重、喜慶的氣氛,可在現(xiàn)場張燈結(jié)彩、懸掛彩燈、彩帶。張貼一些宣傳標(biāo)語,并且張掛標(biāo)明慶典具體內(nèi)容的大型橫幅。如果有能力,還可以請由本單位員工組成的樂隊、鑼鼓隊屆時演奏音樂或敲鑼打鼓,熱鬧熱鬧。但是這類活動應(yīng)當(dāng)要適度,不要熱鬧過了頭,成為胡鬧。或者“喧賓奪主”。千萬不要請少先隊員來扮演這類角色,不要勞動孩子們?yōu)檫@類與他們無關(guān)之事而影響其學(xué)業(yè)。
三是場地的大小。在選擇舉行慶祝儀式的現(xiàn)場時,應(yīng)當(dāng)牢記并非愈大愈好。從理論上說,現(xiàn)場的大小應(yīng)與出席者人數(shù)的多少成正比。也就是說場地的大小,應(yīng)同出席者人數(shù)的多少相適應(yīng)。人多地方小,擁擠不堪。會使人心煩意亂。人少地方大,則會讓來賓對本單位產(chǎn)生“門前冷落車馬稀”的感覺。
四是音響的準(zhǔn)備。在舉行慶典之前,務(wù)必要把音響準(zhǔn)備好。尤其是供來賓們講話時使用的麥克風(fēng)和傳聲設(shè)備,在關(guān)鍵時刻,絕不允許臨陣“罷工”,讓主持人手忙腳亂、大出洋相。在慶典舉行前后,擺放一些喜慶、歡快的樂曲,只要不搶占“主角”的位置,通常是可以的。但是對于播放的樂曲,應(yīng)選期進行審查。切勿屆時讓工作人員自由選擇,隨意播放背離慶典主題的樂曲,甚至是那些凄慘、哀怨、讓人心配和傷心落淚的樂曲,或是那些不夠莊重的詼諧曲和愛情歌曲。
最后,應(yīng)當(dāng)精心擬定好慶典的具體程序。一次慶典舉行的成功與否,與其具體的程序不無關(guān)系。儀式禮儀規(guī)定,擬定慶典的程序時,有兩條原則必須堅持:第一,時間宜短不宜長。大體上講,它應(yīng)以一個小時為其極限。這既為了確保其效果良好,也是為了尊重全體出席者,尤其是為了尊重來賓。第二,程序宜少不宜多。程序過多,不僅會加長時間,而且還會分散出席者的注意力,并給人以慶典內(nèi)容過于凌亂之感??傊灰箲c典成為內(nèi)容亂七八糟的“馬拉松”。
依照常規(guī),一次慶典大致上應(yīng)包括下述幾項程序:
預(yù)備:請來座就座,出席者安靜,介紹佳賓。
第一項,宣布慶典正式開始,全體起立,奏國歌,唱本單位之歌。
第二項,本單位主要負(fù)責(zé)人致辭。其內(nèi)容是,對來賓表示感謝,介紹此次慶典的緣由,等等,其重點應(yīng)是報捷以及慶典的可“慶”之處。
第三項,邀請嘉賓講話,大體上講,出席此次的上級主要領(lǐng)導(dǎo)、協(xié)作單位及社區(qū)關(guān)系單位,均應(yīng)有代表講話或致賀辭。不過應(yīng)當(dāng)提前約定好,不要當(dāng)場當(dāng)眾推來推去。對外來的賀電、賀信等等,可不必一一宣讀,但對其署名單位或個人應(yīng)當(dāng)公布。在進行公布時,可依照其“先來后到”為序,或是按照其具體名稱的漢字筆劃的多少進行排列。
第四項,安排文藝演出。這項程序可有可無,如果準(zhǔn)備安排,應(yīng)當(dāng)慎選內(nèi)容,注意不要有悖于慶典的主旨。
第五項,邀請來賓進行參觀。如有可能,可安排來賓參觀本單位的有關(guān)展覽或車間等等。當(dāng)然,此項程序有時亦可省略。
在以上幾項程序中,前三項必不可少,后兩項則可以酌情省去。
參加慶典時,不論是主力單位的人員還是外單位的人員,均應(yīng)注意自己臨場之際的舉止表現(xiàn)。其中,主力單位人員的表現(xiàn)尤其為重要。
在舉行慶祝儀式之前,主辦單位應(yīng)對本單位的全體員工進行必要的禮儀教育。對于本單位出席慶典的人員,還須規(guī)定好有關(guān)的注意事項,并要求大家在臨場之時,務(wù)必要嚴(yán)格遵守。在這一問題上,單位的負(fù)責(zé)人,尤其是出面迎送來賓和上主席臺的人士,只能夠“身先士卒”,而絕不允許有任何例外。因為道理非常簡單,在慶祝儀式上,真正令人矚目的,還是東道主方面的出席人員。假如這些人在慶典中精神風(fēng)貌不佳,穿著打扮散漫,舉止行為失當(dāng),很容易對本單位的形象進行“反面宣傳”。
按照儀式禮儀的規(guī)范,作為東道主的商界人士在出席慶典時,應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格注意的問題涉及到以下七點:
第一,儀容要整潔。所有出席本單位慶典的人員,事先都要洗澡、理發(fā),男士還應(yīng)刮光胡須。無論如何,屆時都不允許本單位的人員蓬頭垢面、胡子拉碴、渾身臭汗,有意無意去給本單位的形象“抹黑”。
第二,服飾要規(guī)范。有統(tǒng)一式樣制服的單位,應(yīng)要求以制服作為本單位人士的慶典著裝。無制服的單位,應(yīng)規(guī)定屆時出席慶典的本單位人員必須穿著禮儀性服裝。即男士應(yīng)穿深色的中山裝套裝,或穿深色西裝套裝,配白襯衫、素色領(lǐng)導(dǎo)、黑色皮鞋。女士應(yīng)穿深色西裝套裙,配長統(tǒng)肉色絲襪、黑色高跟鞋,或者穿深色的套褲,或是穿花色素雅的連衣裙。絕不允許在服飾方面任其自然、自由放任,把一場莊嚴(yán)隆重的慶典,搞得像一場萬紫千紅的時裝或休閑裝的“博覽會”。倘若有可能,將本單位出席者的服飾統(tǒng)一起來,則是最好的。
第三,時間要遵守。遵守時間,是基本的商務(wù)禮儀之一。對本單位慶典的出席者而言,更不得小看這一問題。上到本單位的最高負(fù)責(zé)人,下到級別最低的員工,都不得姍姍來遲,無故缺席或中途退場。如果慶典的起止時間已有規(guī)定,則應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)時開始,準(zhǔn)時結(jié)束。要向社會證明本單位言而有言,此其時也。
第四,表情要莊重。在應(yīng)典舉行期間,不允許嘻皮笑臉、嘻嘻哈哈,或是愁眉苦臉、一臉晦氣、唉聲嘆氣,否則會使來賓產(chǎn)生很不好的想法。在舉行慶典的整個過程中,都要表情莊重、全神貫注、聚精會神。假若慶典之中安排了升國旗、奏國歌、唱“廠歌”的程序,一定要依禮行事:起立,脫帽,立正,面向國旗或主席臺行注目禮,并且認(rèn)認(rèn)真真、表情莊嚴(yán)肅穆地和大家一起唱國歌、唱“廠歌”。此刻,不許可不起立、不脫帽、東張西望、不唱或亂唱國歌與“廠歌”。在起立或坐下時,把座椅搞得亂響,一邊脫帽一邊梳頭,或是在此期間走動和找人交頭接耳,都應(yīng)被為危害本單位形象的極其嚴(yán)重的事件。
第五,態(tài)度要友好。這里所指的,主要是對來賓態(tài)度要友好。遇到了來賓,要主動熱情地問好。對來賓提出的問題,都要立即予以友善的答復(fù)。不要圍觀來賓、指點來賓,或是對來賓持有敵意。當(dāng)來賓在慶典上發(fā)表賀辭時,或是隨后進行參觀時,要主動鼓掌表示歡迎或感謝。在鼓掌時,不要在對象上“挑三揀四”,不要“欺生”或是“殺熟”。即使個別來賓,在慶典中表現(xiàn)得對主人不甚友善,也不應(yīng)當(dāng)當(dāng)場“仗勢欺人”,或是非要跟對方“討一個說法”不成。不論來賓在臺上臺下說了什么話,主方人員都應(yīng)當(dāng)保持克制,不要吹口哨、“鼓倒掌”、敲打桌椅、胡亂起哄。不允許打斷來賓的講話,向其提出挑釁性質(zhì)疑,與其進行大辯論,或是對其進行人身攻擊。
第六,行為要自律。既然參加了本單位的慶典,主方人員就有義務(wù)以自己的實際行動,來確保它的順利與成功。至少,大家也不應(yīng)當(dāng)因為自己的舉止失當(dāng),而使來賓對慶典作出不好的評價。在出席慶典時,主方人員在舉止行為方面應(yīng)當(dāng)注意的問題有:不要:“想來就來,想走就走”,或是在慶典舉行期間到處亂走、亂轉(zhuǎn)。不要打周圍的人說“悄悄話”、開玩笑,或是朝自己的“領(lǐng)居”甚至主席臺上的人擠眉弄眼、出怪樣子。不要有意無意地作出對慶典毫無興趣的姿態(tài),例如看報紙、讀小說、聽音樂、打撲克、作游戲、打瞌睡、織毛衣,等等。不要讓人覺得自己心不在焉,比方說,尋呼機“一鳴驚人”,探頭探腦,東張西望,一再看手表,或是向別人打聽時間。當(dāng)本單位的會務(wù)人員對自己有所要求時,需要“有則改之,無則加勉”,不要一時沖動,或是為了顯得自己玩世不恭,而產(chǎn)生逆反心理,作出傻事來。
第七,發(fā)言要簡短。倘若商務(wù)人員有幸在本單位的慶典中發(fā)言,則務(wù)須謹(jǐn)記以下四個重要的問題:一是上下場時要沉著冷靜。走向講壇時,應(yīng)不謊不忙,不要急奔過去,或是慢吞吞地“起駕”。在開口講話前,應(yīng)平心靜氣,不要氣喘吁吁,面紅耳赤、滿臉是汗、急得講不出話來。二是要講究禮貌。在發(fā)言開始,勿忘說一句“大家好”或“各位好”。在提及感謝對象時,應(yīng)目視對方。在表示感謝時,應(yīng)鄭重地欠身施禮。對于大家的鼓掌,則應(yīng)以自己的掌聲來回禮。在講話末了,應(yīng)當(dāng)說一聲“謝謝大家”。三是發(fā)言一定要在規(guī)定的時間內(nèi)結(jié)束,而且寧短勿長,不要隨意發(fā)揮,信口開河。四是應(yīng)當(dāng)少作手勢。含義不明的手勢,尤其應(yīng)當(dāng)在發(fā)言時堅決不用。
外商位的人員在參加慶典時,同樣有必要“既來之,則安之”,以自己上佳的臨場表現(xiàn),來表達對于主人的敬意與對慶典本身的重視。倘若在此時此刻表現(xiàn)欠佳,是對主人的一大傷害。所以寧肯堅辭不去,也絕不可去而失禮。
當(dāng)外單位的人員在參加慶典時,若是以本單位代表的身份而來,而不是僅僅只代表自己個人的話,更是特別要注意自己臨場表現(xiàn),絲毫不可對自己的所作所為自由放任、聽之任之。